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Comment collaborer pour organiser un évènement
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Pour préparer le budget prévisionnel :
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Vous nous donnerez la destination choisie et les services éventuellement souhaités sur place.
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Nous vous retournerons, après étude , des fourchettes de prix et leurs conditions de variation.
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Enfin, nous ajusterons ensemble la demande aux meilleures offres et établirons un programme , des prix et leurs conditions de variation si l'évènement est lointain
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Dès le début de la préparation de l'évènement , notre interface informatique vous permet de spécifier les données des participants dont notamment :
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leurs identités pour les transports , les hôtels et les badges ( import possible )
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leurs voyages et villes de départ , ou bien sans , si ce sont des personnels embauchés sur place
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la délivrance et l'accusé de bonne réception des billets de transport
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leurs séjours hoteliers et repas
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leurs emplois du temps durant tout l'évènement comme par exemple
 leurs présences aux réunions planifiées et pour chacune, à quel titre : orateur , rapporteur , participant , invité , presse , sécurité , autre
leurs présences à chaque distraction organisée
leurs tâches comme la traduction, le secrétariat ou la projection d'images
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de recueillir des récapitulatifs et des états d'erreurs comme :
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des états d'attente s'ils ont été définis comme nécessaires pour tous ou ce participant :
un défaut de certificat de vaccination
la non transmission du texte d'un discours
un défaut de jeton
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un seuil non atteint comme un manque de traducteurs pour une réunion donnée s'il a été défini
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pendant l'évènement les écarts intéressants avec les emplois du temps, absence, etc
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et d'émettre des relances semi automatiques par mail ou SMS.
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Une autre interface , française et anglaise , permet aux participants de déposer et relever des documents de différents formats d'envoyer des jetons ( voir états d'erreurs plus haut ) et d'échanger des mails officiels entre eux jusqu'à un mois après l'évènement ou plus encore.
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Cela ouvre une possibilité d'interface avec votre propre système informatique qui peut ainsi injecter ou recueillir des données de fonctionnement.
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Si vous n'en avez pas utilisez avec nous un système autonome plutôt complet en attendant de vous équiper.
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L'annualisation permet de préparer l'évènement de l'année en partant d'une partie des informations de l'année précédente.
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